履歴書をメールで送る方法|件名・本文・PDFファイル名・パスワードの正解

まずは結論から

履歴書をメールで送るときの正解はシンプルです。

• ファイル形式は PDF（Word はレイアウトが崩れるリスクあり）
• 件名は「履歴書送付の件_氏名」（内容と名前がひと目でわかるように）
• 本文は簡潔に（挨拶→用件→添付物の説明→結び、4ブロックで完結）
• パスワードは指定があればつける（特に指定がなければ省略してOK）

細かいルールはいろいろありますが、この4つを押さえておけば大きく外すことはありません。 以下、それぞれの迷いどころを順番に整理します。

履歴書そのものの書き方が気になる場合は 履歴書の書き方ガイド も参考にしてください。

メール送信前の準備|PDF化とファイル名のつけ方

履歴書を PDF に変換する

Word や Google ドキュメントで作成した場合は、必ず PDF に変換してから添付します。 PDF 化の方法はソフトによって異なりますが、どれも「名前をつけて保存」か「印刷 → PDF で保存」でできます。

PDF に変換したら、自分のパソコンでいちど開いて、レイアウトが崩れていないか確認しておきましょう。

ファイル名のつけ方

ファイル名は採用担当者がダウンロードしたあとに目にするものです。 わかりやすい命名にしておくと、先方の整理の手間が省けます。

推奨形式： 履歴書_山田太郎_20260510.pdf

• 書類の種類（履歴書）
• 自分の氏名
• 送付日（yyyymmdd）

この3つを「_（アンダーバー）」でつないだ形が、扱いやすくて見た目にも整っています。 「resume_20260510.pdf」のように英語にする必要はなく、日本語のまま問題ありません。

件名の書き方|3パターンの例文

件名は受信トレイで最初に目に入る部分です。 「何の書類か」「誰から来たか」がひと目でわかる件名にしましょう。

パターン1：シンプル型（迷ったらこれ）

履歴書送付の件_山田太郎

もっとも汎用的です。社名を入れなくていい分、コピーしやすく使いまわせます。

パターン2：応募職種を明記する型

【応募書類送付】営業職_山田太郎

複数ポジションの採用がある企業に送るときや、求人票で職種を明記するよう求められているときに使います。

パターン3：企業名を入れる型

株式会社〇〇_応募書類送付_山田太郎

宛先企業の名前を件名の先頭に入れることで、担当者が一目でどの応募か判断できます。 メールが複数の担当者の間で転送されるような企業規模のときに有効です。

求人票や採用ページに「件名はこの形式で」と指定がある場合は、上のパターンより指示を優先してください。

本文の書き方|コピペ可能な例文2つ

メール本文は、4つのブロックで組み立てると迷いません。

1. 挨拶（宛先・名乗り）
2. 用件（何を送るか一言で）
3. 添付物の説明（ファイル名・内容を箇条書きで）
4. 結び（よろしくお願いしますで締める）

例文①：新卒応募版

株式会社〇〇
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
このたび貴社の2027年新卒採用に応募いたしました、山田太郎と申します。

履歴書をPDFにてお送りします。

【添付ファイル】
・履歴書_山田太郎_20260510.pdf

ご確認のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

———————————
山田 太郎（やまだ たろう）
メール：[email protected]
電話：090-0000-0000
———————————

例文②：転職応募版

株式会社〇〇
人事部 採用担当様

はじめてご連絡いたします。
求人サイト〇〇にて貴社の営業職（正社員）の募集を拝見し、応募させていただきます。
山田太郎と申します。

応募書類として、履歴書をPDFにて添付しております。 ご確認いただけますと幸いです。

【添付ファイル】
・履歴書_山田太郎_20260510.pdf

ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

———————————
山田 太郎（やまだ たろう）
メール：[email protected]
電話：090-0000-0000
———————————

メール本文に「貴社」と書くのは書き言葉のルールに沿っています。 電話や面接では「御社」を使うのが自然で、書き言葉と話し言葉で使い分けましょう。

添付ファイルの注意点

容量は 3MB 以内が目安

履歴書 PDF のサイズは 1〜3MB 程度が目安です。 写真の解像度が高すぎると容量が膨れることがあるので、PDF 変換の前に画像の解像度を調整しておきましょう。 メーラーによっては大きいファイルを弾くことがあるため、3MB を超えたら圧縮を検討してください。

ZIP 圧縮はケースバイケース

「応募書類一式（履歴書・職務経歴書など）」をまとめて送る場合、複数ファイルを ZIP にまとめることがあります。 ただし、セキュリティソフトで ZIP が弾かれることもあるため、特に指定がなければファイルを個別に添付するほうが確実です。

職務経歴書の書き方については 職務経歴書と履歴書の違い でも整理しています。

パスワード保護|設定すべきケースと不要なケース

パスワードを設定するのはどんなとき?

求人票や応募フローに「PDF にパスワードを設定してください」と書かれているときは対応が必要です。 一方、特に指定がなければパスワードなしで送っても問題ありません。

パスワードをつけること自体が丁寧な印象を与えるのでは、と思うかもしれませんが、相手にとってはパスワードを別途確認する手間が増えます。過剰対応にならない判断が大切です。

パスワードの設定方法と送り方

PDF のパスワード設定は、Adobe Acrobat や各種 PDF 変換ソフトから設定できます。 設定したら、パスワード自体は必ず別のメールで送ります（同じメールに書いてしまっては意味がありません）。

パスワード送付メールの件名例：

【パスワードのご連絡】履歴書送付の件_山田太郎

本文は短くてOKです。「先ほどお送りした添付ファイルのパスワードは〇〇〇〇です」と一行書くだけで十分です。

パスワードは英数字を組み合わせた 8 文字以上が安心です。 誕生日や氏名そのままは推測されやすいので避けましょう。

送信タイミングのマナー

平日の 9〜18 時を基本にする

採用メールは**平日の就業時間内（9〜18時ごろ）**に送るのがマナーとされています。 深夜や早朝のメールは、その時間まで作業していた印象になりやすく、先方が確認するのも翌朝以降になります。

休日・祝日は避ける

土日や祝日に送ったメールは、先方の担当者が次に開くのが翌月曜日以降になることがあります。 応募の意欲を伝えるためにも、送るなら平日の午前中〜夕方前がおすすめです。

即日送信は「書き終えたら見直してから」

「早く送らなければ」と焦るのはわかりますが、誤字や添付忘れがいちばん印象を悪くします。 送信前にかならず下記を確認してください。

• 宛先（メールアドレスのタイプミス）は正しいか
• 件名に氏名が入っているか
• PDF が正しく添付されているか
• ファイルを開いてレイアウトが崩れていないか
• 本文に誤字脱字がないか

確認してから送信ボタンを押す、これだけで大きなミスは防げます。

リレキミーならメールに完成 PDF が届く

履歴書の作り方は、手書き・Word・ツールなどいくつかの選択肢があります。 どの方法で作っても、PDF に変換してメールで送る手順はこのガイドで説明したとおりです。

リレキミー で作成した場合は、入力が完了すると 完成した PDF がそのまま自分のメールアドレスに届きます。 Adobe Acrobat や変換ソフトを使わずに済むため、PDF 化の手間がなくなります。 そのメールに添付された PDF を応募先に転送するだけで、メール提出が完了します。

ファイル名を整えて（例：履歴書_山田太郎_20260510.pdf）、このガイドの例文を参考に本文を書き添えれば、あとは送信するだけです。

まとめ

履歴書のメール送信で迷いやすいポイントをまとめると、こうなります。

ひとつひとつは難しくありません。 「PDF で送る」「件名に名前を入れる」「本文は簡潔に」この3つを意識するだけで、採用担当者にとって読みやすいメールになります。

履歴書の中身の書き方は 履歴書の書き方ガイド で詳しく解説しているので、あわせて参考にしてください。