履歴書をメールで送る方法|件名・本文・PDFファイル名・パスワードの正解

履歴書をメールで送るときの正しい書き方をまとめました。件名・本文の例文・PDFファイル名・パスワード保護・送信タイミングまで、迷いどころを順番に解説。

最終更新: 2026年8月22日・リレキミー編集部

まずは結論から

履歴書をメールで送るときの正解はシンプルです。

ファイル形式は PDF（Word はレイアウトが崩れるリスクあり）
件名は「履歴書送付の件_氏名」（内容と名前がひと目でわかるように）
本文は簡潔に（挨拶→用件→添付物の説明→結び、4ブロックで完結）
パスワードは指定があればつける（特に指定がなければ省略してOK）

細かいルールはいろいろありますが、この4つを押さえておけば大きく外すことはありません。以下、それぞれの迷いどころを順番に整理します。

履歴書そのものの書き方が気になる場合は履歴書の書き方ガイドも参考にしてください。

メール送信前の準備|PDF化とファイル名のつけ方

履歴書を PDF に変換する

Word や Google ドキュメントで作成した場合は、必ず PDF に変換してから添付します。 PDF 化の方法はソフトによって異なりますが、どれも「名前をつけて保存」か「印刷 → PDF で保存」でできます。

作成ツール	PDF 化の手順
Microsoft Word	ファイル → エクスポート → PDF/XPS の作成
Google ドキュメント	ファイル → ダウンロード → PDF ドキュメント
リレキミー	完成後に PDF がメールで届く（変換不要）

PDF に変換したら、自分のパソコンでいちど開いて、レイアウトが崩れていないか確認しておきましょう。

ファイル名のつけ方

ファイル名は採用担当者がダウンロードしたあとに目にするものです。わかりやすい命名にしておくと、先方の整理の手間が省けます。

推奨形式： 履歴書_山田太郎_20260510.pdf

書類の種類（履歴書）
自分の氏名
送付日（yyyymmdd）

この3つを「_（アンダーバー）」でつないだ形が、扱いやすくて見た目にも整っています。「resume_20260510.pdf」のように英語にする必要はなく、日本語のまま問題ありません。

件名の書き方|3パターンの例文

件名は受信トレイで最初に目に入る部分です。「何の書類か」「誰から来たか」がひと目でわかる件名にしましょう。

パターン1：シンプル型（迷ったらこれ）

履歴書送付の件_山田太郎

もっとも汎用的です。社名を入れなくていい分、コピーしやすく使いまわせます。

パターン2：応募職種を明記する型

【応募書類送付】営業職_山田太郎

複数ポジションの採用がある企業に送るときや、求人票で職種を明記するよう求められているときに使います。

パターン3：企業名を入れる型

株式会社〇〇_応募書類送付_山田太郎

宛先企業の名前を件名の先頭に入れることで、担当者が一目でどの応募か判断できます。メールが複数の担当者の間で転送されるような企業規模のときに有効です。

求人票や採用ページに「件名はこの形式で」と指定がある場合は、上のパターンより指示を優先してください。

本文の書き方|コピペ可能な例文2つ

メール本文は、4つのブロックで組み立てると迷いません。

挨拶（宛先・名乗り）
用件（何を送るか一言で）
添付物の説明（ファイル名・内容を箇条書きで）
結び（よろしくお願いしますで締める）

例文①：新卒応募版

株式会社〇〇
採用担当〇〇様

お世話になっております。
このたび貴社の2027年新卒採用に応募いたしました、山田太郎と申します。

履歴書をPDFにてお送りします。

【添付ファイル】
・履歴書_山田太郎_20260510.pdf

ご確認のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

———————————
山田太郎（やまだたろう）
メール：[email protected]
電話：090-0000-0000
———————————

例文②：転職応募版

株式会社〇〇
人事部採用担当様

はじめてご連絡いたします。
求人サイト〇〇にて貴社の営業職（正社員）の募集を拝見し、応募させていただきます。
山田太郎と申します。

応募書類として、履歴書をPDFにて添付しております。ご確認いただけますと幸いです。

【添付ファイル】
・履歴書_山田太郎_20260510.pdf

ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

———————————
山田太郎（やまだたろう）
メール：[email protected]
電話：090-0000-0000
———————————

メール本文に「貴社」と書くのは書き言葉のルールに沿っています。電話や面接では「御社」を使うのが自然で、書き言葉と話し言葉で使い分けましょう。

添付ファイルの注意点

容量は 3MB 以内が目安

履歴書 PDF のサイズは 1〜3MB 程度が目安です。写真の解像度が高すぎると容量が膨れることがあるので、PDF 変換の前に画像の解像度を調整しておきましょう。メーラーによっては大きいファイルを弾くことがあるため、3MB を超えたら圧縮を検討してください。

ZIP 圧縮はケースバイケース

「応募書類一式（履歴書・職務経歴書など）」をまとめて送る場合、複数ファイルを ZIP にまとめることがあります。ただし、セキュリティソフトで ZIP が弾かれることもあるため、特に指定がなければファイルを個別に添付するほうが確実です。

職務経歴書の書き方については職務経歴書と履歴書の違いでも整理しています。

パスワード保護|設定すべきケースと不要なケース

パスワードを設定するのはどんなとき?

求人票や応募フローに「PDF にパスワードを設定してください」と書かれているときは対応が必要です。一方、特に指定がなければパスワードなしで送っても問題ありません。

パスワードをつけること自体が丁寧な印象を与えるのでは、と思うかもしれませんが、相手にとってはパスワードを別途確認する手間が増えます。過剰対応にならない判断が大切です。

パスワードの設定方法と送り方

PDF のパスワード設定は、Adobe Acrobat や各種 PDF 変換ソフトから設定できます。設定したら、パスワード自体は必ず別のメールで送ります（同じメールに書いてしまっては意味がありません）。

パスワード送付メールの件名例：

【パスワードのご連絡】履歴書送付の件_山田太郎

本文は短くてOKです。「先ほどお送りした添付ファイルのパスワードは〇〇〇〇です」と一行書くだけで十分です。

パスワードは英数字を組み合わせた 8 文字以上が安心です。誕生日や氏名そのままは推測されやすいので避けましょう。

送信タイミングのマナー

平日の 9〜18 時を基本にする

採用メールは平日の就業時間内（9〜18時ごろ）に送るのがマナーとされています。深夜や早朝のメールは、その時間まで作業していた印象になりやすく、先方が確認するのも翌朝以降になります。

休日・祝日は避ける

土日や祝日に送ったメールは、先方の担当者が次に開くのが翌月曜日以降になることがあります。応募の意欲を伝えるためにも、送るなら平日の午前中〜夕方前がおすすめです。

即日送信は「書き終えたら見直してから」

「早く送らなければ」と焦るのはわかりますが、誤字や添付忘れがいちばん印象を悪くします。送信前にかならず下記を確認してください。

宛先（メールアドレスのタイプミス）は正しいか
件名に氏名が入っているか
PDF が正しく添付されているか
ファイルを開いてレイアウトが崩れていないか
本文に誤字脱字がないか

確認してから送信ボタンを押す、これだけで大きなミスは防げます。

リレキミーならメールに完成 PDF が届く

履歴書の作り方は、手書き・Word・ツールなどいくつかの選択肢があります。どの方法で作っても、PDF に変換してメールで送る手順はこのガイドで説明したとおりです。

リレキミーで作成した場合は、入力が完了すると 完成した PDF がそのまま自分のメールアドレスに届きます。 Adobe Acrobat や変換ソフトを使わずに済むため、PDF 化の手間がなくなります。そのメールに添付された PDF を応募先に転送するだけで、メール提出が完了します。

ファイル名を整えて（例：履歴書_山田太郎_20260510.pdf）、このガイドの例文を参考に本文を書き添えれば、あとは送信するだけです。

まとめ

履歴書のメール送信で迷いやすいポイントをまとめると、こうなります。

項目	正解の目安
ファイル形式	PDF（Word は非推奨）
ファイル名	履歴書_氏名_yyyymmdd.pdf
件名	履歴書送付の件_氏名
本文	挨拶→用件→添付物説明→結び
パスワード	指定があれば設定・別メールで送る
送信タイミング	平日 9〜18 時

ひとつひとつは難しくありません。「PDF で送る」「件名に名前を入れる」「本文は簡潔に」この3つを意識するだけで、採用担当者にとって読みやすいメールになります。

履歴書の中身の書き方は履歴書の書き方ガイドで詳しく解説しているので、あわせて参考にしてください。

様式ごとに何が違うか — リレキミーの実装で確認する

用紙・書体・デザインの組み合わせは、印刷したときの見え方を左右します。ここから先は、リレキミーが実際に出力している5種類の履歴書テンプレートの中身を、テンプレート実装をそのまま読み取って並べたものです。2026年8月時点の内容で、履歴書を作るで様式を切り替えれば、同じ違いを画面上で確認できます。

様式ごとの記入欄

記入欄	JIS規格	厚生労働省様式	アルバイト用	新卒用	転職用
基本情報（氏名・生年月日・連絡先）	○	○	○	○	○
学歴・職歴	○	○	○	○	○
免許・資格	○	○	○	○	○
志望の動機・自己PR	○	○	○	○	○
本人希望記入欄	○	○	−	○	○
性別欄	○	−	○	○	○
通勤時間欄	○	−	○	−	−
勤務希望	−	−	○	−	−
趣味・特技	−	−	○	−	−

記入欄は全部で9種類あり、様式ごとに5〜8種類が使われています。厚生労働省様式だけは性別欄を持たず、通勤時間欄も出しません。2021年に公表された様式例が、応募者の適性・能力に関係のない項目を外す方針を取ったためで、リレキミーの厚労省様式もそれに合わせています。記入の負担がいちばん軽いのは厚生労働省様式（5種類）で、いちばん多いのはアルバイト用（8種類）です。

様式ごとの記入欄の数を示した棒グラフ

選べる組み合わせ

設定	選択肢の数	内容
用紙サイズ	2種類	A4・B5
様式	5種類	JIS・厚労省・アルバイト・新卒・転職
書体	5種類	明朝2種・ゴシック3種
デザイン	8種類	standard ほか

掛け合わせると400通りの組み合わせになります。書体は明朝体とゴシック体で印刷したときの読みやすさが変わるので、本番の紙に出す前に1枚ためし刷りしておくと失敗が減ります。

設定ごとの選択肢の数を示した棒グラフ

用紙サイズの実寸

用紙	幅	高さ	面積	A4 を 1 としたとき
A4	210mm	297mm	624平方cm	1.00倍
B5	182mm	257mm	468平方cm	0.75倍

リレキミーは用紙の寸法を CSS でそのまま指定しているので、画面で見えている比率がそのまま印刷結果になります。B5 の面積は A4 の0.75倍で、同じ文章量なら文字が1.33倍ほど詰まります。手書きで書き込む欄を広く取りたいなら A4 のほうが余裕があります。

A4 と B5 の面積を比べた棒グラフ

この比較の前提

項目	内容
対象	リレキミーが出力する履歴書テンプレート
基準時点	2026年8月
確認方法	テンプレート実装の記入欄を読み取って数えたもの
対象外	応募先が独自に指定する書式

応募先から様式の指定があれば、そちらが優先されます。指定がない場合にどれを選ぶかで迷ったら、2026年8月時点では厚生労働省様式が無難です。実際の紙面は履歴書を作るで切り替えながら確認できます。

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よくある質問

Q. 履歴書は Word と PDF どちらで送る?

A. PDF で送るのが一般的です。Word 形式だと受信側の環境によってレイアウトが崩れることがあるため、PDF に変換してから添付するのがおすすめ。「Word で提出してください」と指定された場合だけ Word で送ればOKです。

Q. メール本文に「貴社」と「御社」どちら?

A. メール(書き言葉)では「貴社」が正しい使い方です。「御社」は話し言葉なので、面接や電話では「御社」、メールや書類には「貴社」と使い分けましょう。

Q. パスワードは絶対つけるべき?

A. 絶対ではありません。「パスワードを設定してください」と求人に明記されている場合や、企業の採用フローで指定がある場合には対応しましょう。特に指定がなければ、設定しなくても問題ないケースがほとんどです。

Q. 添付容量が大きい場合は?

A. 履歴書 PDF の目安は 1〜3MB 以内です。それを超える場合は、PDF の解像度を下げる(写真の圧縮)か、複数ファイルをまとめる前に各ファイルのサイズを見直しましょう。ファイル転送サービス(ギガファイル便など)は、採用メールでは使用を避けるほうが無難です。

Q. 件名は会社の指定書式に従うべき?

A. 求人票や応募ページに「件名は〇〇の形式で」と書かれている場合は、必ずその指示に従ってください。指定がない場合は、「履歴書送付の件_氏名」のようにシンプルな件名にするのがおすすめです。

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履歴書を作る

出典・参考

厚生労働省「労働者の募集を行う際に使用する『履歴書様式例』について」公式ページ (参照: 2026-05-10)
IPA 情報処理推進機構「情報セキュリティ」公式ページ (参照: 2026-05-10)